lunes, 17 de octubre de 2011

Protocolo en los negocios a distancia.


Recuerdo cuando enviaba cartas a mis amigos que vivían fuera del país, y que tardaba casi un mes en recibir la respuesta. Para ese entonces, ya habían sucedido un sinfín de cosas más en la vida de ellos y yo estaba atrasada con la noticia. ¡Y no fue hace tanto tiempo! (bueno, eso creo).

Actualmente es maravilloso poder estar en contacto con los mismos amigos y a la misma distancia, pero en tiempo real, ya sea por teleconferencia o por el correo electrónico. Lo mismo sucede en nuestros procesos de investigación o en los negocios. Antes teníamos que ir a una biblioteca o recorrer diferentes lugares de la ciudad para obtener la información que necesitábamos, pero ahora existe la maravilla de internet, pues cualquier duda que tengamos relacionada a cualquier tema, podemos encontrarla en la red.

Las negociaciones a distancia requerían de una fuerte inversión en llamadas telefónicas, sobre todo si necesitábamos contactar de inmediato. Si teníamos que enviar documentos urgentes, había que invertir en la llamada telefónica del fax o en un servicio de mensajería especializada.

Todo esto ha quedado en el pasado. Ahora los medios de comunicación han superado nuestras expectativas y cada día avanzan más. Lo que veíamos como algo “futurista” ya forma parte de nuestro “ahora”.

Así como ha habido cambios en la forma de comunicarnos, también tenemos que considerar la forma de expresarnos en este ámbito cuando se trata de negocios.

El correo electrónico.

Es elemental indicar el asunto para que el destinatario sepa de qué se trata el mensaje.

El saludo expresa cortesía, por lo que el contenido del correo no deberá prescindir de él.

Dirigirnos al destinatario de manera personal, ya sea con un “Estimado Jorge; Apreciable Adriana…

Se debe pensar bien en el mensaje que se desea transmitir para que en pocos renglones se comunique lo que se desea expresar. Cuando se trata de correos muy largos a personas que están muy ocupadas, estos son los que se revisan al final.

Si recibimos un correo cuya respuesta requiere de más tiempo, es importante que el mismo día se responda que se está revisando e informar cuándo se dará la respuesta deseada.

Si se manejará información confidencial, ésta no deberá hacerse por correo electrónico. Lo mejor es tratar el asunto de manera personal, ya sea vía telefónica, mediante video conferencia o en persona.

Antes de enviar el correo, se debe revisar que el contenido sea claro y preciso. Que no se cuente con faltas de ortografía o con palabras repetidas constantemente. La revisión ortográfica de las computadoras no es tan confiable ya que hay palabras que se pronuncian igual cuyo significado es diferente dependiendo de la ortografía. El tener un diccionario a la mano será de gran ayuda.

Las abreviaturas únicamente son aceptables cuando se trata de algún producto, título, marca, etc. que se esté manejando en este ámbito. No se deben utilizar abreviaturas como: “grax” en lugar de “gracias”.

La firma deberá llevar el nombre completo. Para brindar una mayor información se puede poner el nombre de la compañía, el cargo y los datos del contacto. Tampoco es de buen gusto leer en la firma todos los títulos que se tienen. Si es del interés del contacto, entonces estos deben mencionarse en el cuerpo del correo en una breve semblanza.

Las video-conferencias o conferencias telefónicas con alta voz.

El interlocutor deberá estar enterado de que habrá más participantes en la reunión.

Se deberá indicar los nombres y, de ser necesario, los cargos de cada uno de ellos antes de iniciar la conversación.

Si los invitados participarán de forma individual, es importante mencionar nuevamente su nombre cuando vaya a tomar la palabra.

No se debe interrumpir a los interlocutores.

Al despedirse, es importante agradecer su colaboración a los participantes.

No hay comentarios:

Publicar un comentario